امروزه در حکمرانی ها، داده ها نیروی محرکه اقتصادهای مدرن قلمداد می شوند. این واقعیت را باید پذیرفت که دستگاه ها، موسسات، نهادها، کسب و کارها، خانوارهاو... باید داده های اساسی نظام آماری کشور را در چارچوب اصول بنیادین آمارهای رسمی به اشتراک بگذارند. با توجه به تحولات رخ داده در زمینه تولید و انتشار آمارهای رسمی، لازم است در جهت ارتقاء و توسعه نظام جمع آوری داده ها، راهبردهای آن تبیین شود. اگر راهبرد را نیز به طور معمول یک واژه مدیریتی در نظر بگیریم، معنی آن به طور خلاصه می تواند برنامه جامع برای دستیابی به اهداف و ماموریت ها باشد. حال اگر یکی از ماموریت های اصلی نظام آماری کشور را جمع آوری داده فرض کنیم لاجرم باید راهبردهای آن مشخص باشد. در جوامع مبتنی بر شواهد تقاضا برای آمار و اطلاعات به همراه تقاضا برای ارتقای کیفیت آمار و همچنین تجزیه و تحلیل ها به سرعت در حال افزایش است. در عین حال، یکی از اهداف سازمان های آماری کاهش بار پاسخگویی در جمع آوری داده های آماری است. جمع آوری داده باید همواره با استفاده از فناوری همراه باشد. چالش جمع آوری داده ها در سازمان های آماری، جمع آوری اطلاعات بیشتر با کیفیت بهتر و هزینه کمتر است.
راهبرد اصلی جمع آوری داده ها
راهبردهای اصلی جمع آوری داده ها می تواند بر اساس دو هدف زیر تدوین شود، تحت این اهداف جمع آوری و استفاده از داده ها نه تنها تهدید نیست بلکه فرصت پذیرفته شده در نظام آماری است. مطابق این راهبردها چه داده هایی باید و چه داده هایی نباید در دسترس قرار گیرند مشخص می شوند.
الف- پاسخ گویی یا به عبارتی دیگر ارایه با انگیزه داده ها
ب- جمع آوری داده های با کیفیت بهتر.
در سازمان های آماری، برای تدوین روش های جمع آوری داده، تمرکز در خصوص فعالیت هایی خواهد بود که برای دستیابی به اهداف اصلی در نظر گرفته شده است. اگر ابتکارات انجام شده در سازمان تأثیر مثبتی در جمع آوری مطلوب داده ها داشته باشد سازمان آمار می تواند آن ها را سنجش نماید. بین دو هدف اصلی مذكور همبستگی زیادی وجود دارد. پاسخ دهندگان دارای انگیزه، احتمالاً رغبت بیشتری برای ارایه داده های با کیفیت بالا دارند و همچنین موسسه ای كه به داده های با کیفیت معروف است نیز تمایل بیشتری به پاسخ دهی دارد.
پاسخ دهندگان با انگیزه
در فرایند جمع آوری داده، انگیزه پاسخ دهندگان تحت تأثیر عواملی چون زمان مورد نیاز، چگونگی دستیابی به داده ها، گزارش داده های مورد تقاضا، مزایای مرتبط و اطمینان از اعداد و ارقام مورد درخواست است.
در سازمان های آماری ابتکارات راهبردی در زمینه داده ها، همواره باید با دست آوردهای زیر همراه باشد :
• موجب تلاش بیشتر برای بكار گیری منابع اطلاعاتی موجود در جمع آوری داده ها شود.
• بار پاسخگویی را در آمارگیری ها کاهش دهد.
• موجب بهبود چرخه جمع آوری داده ها از طریق بازطراحی روش جمع آوری داده ها با استفاده از نظر پاسخ گویان و کاربران آمار شود.
• به بهترین وجه ممكن، بین اهداف آماری و منافع ارایه کنندگان داده ها ارتباط برقرار کند
• منجر به بهبود خدمات سازمان آمار گردد.
جمع آوری داده های با کیفیت بالاتر
تا حد زیادی ابزارها و روش های مورد استفاده در جمع آوری داده ها مبانی اصلی کیفیت داده ها قلمداد می شوند. روش های مورد استفاده در فعالیتهای روزمره اداری و آمارگیری باید مبتنی بر اطلاعات کامل و مرتبط با جمع آوری داده ها باشد. هم فرآیند انجام کار و هم نتایج تلاش سازمان آمار برای جمع آوری داده های با کیفیت، باید به نحو مناسبی سنجش و مستند شوند.
ابتکارات راهبردی در زمینه کیفیت داده ها باید دارای دست آوردهای زیر باشد:
• بهبود ابزارهای جمع آوری داده ها و نوین سازی را در پی داشته باشد.
• بطور نظام مند از روش هایی را که تأثیر مثبتی روی نرخ پاسخ دهی دارند، استفاده کنند.
• به طور منظم و موثر از طریق پاسخگویان خطاها را اصلاح کند.
دامنه راهبردها
سازمان آمار باید بخش عمده جمع آوری داده ها را حول استفاده از ثبت های اداری متمرکز نماید. این کار باید با همکاری سایر نهادهای عمومی به منظور استفاده از ثبت های اداری و در جهت تقویت و توسعه تولید آمار باشد. بعلاوه تلاش ها برای توسعه محتوا و کیفیت سیستم های مختلف برای تهیه چارچوب های آماری نیز مورد توجه قرار گیرد.
یكپارچگی و ارتباط الکترونیکی بین سازمان های دارای اطلاعات، سازمان آمار را قادر می سازد تا محافظت از اطلاعات عمومی با کیفیت بالا برای اهداف آماری اطمینان حاصل کند و از داده ها و فراداده های مرتبط به طور کارآمد و ایمن استفاده نماید. همچنین در صورت لزوم، سازمان آمار باید با صاحبان ثبت های اداری همکاری کند تا چگونگی اندازه گیری کیفیت داده ها و روشهای جمع آوری اطلاعات را توسعه دهد.
افزایش جمع آوری خودکار داده از كسب و كارها
سازمان آمار باید تلاش خود را برای جمع آوری داده ها به صورت خودکار از طریق سیستم های رایانه ای پاسخ دهندگان افزایش دهد. این کار می تواند از طریق تقویت ارتباط سازمان آمار با تأمین کنندگان نرم افزار، پاسخ دهندگان و سایر شرکای مرتبط عملیاتی شود.
سازمان آمار باید حتی المقدور جمع آوری داده ها را از شرکت های بزرگ طوری هماهنگ و تشویق کند، تا با نظام مستند سازی و روال جاری اطلاعات آن ها سازگار باشد.
سازمان آمار همچنین باید در چارچوب اهداف دولت الكترونیك به تدوین گزارش هماهنگ در میان موسسات عمومی ادامه دهد به ویژه در توسعه و استفاده از گزارش خودکار و هماهنگ از سیستم های اطلاعاتی پاسخگویان.
جمع آوری داده ها متناسب با منابع اطلاعاتی پاسخ دهندگان و اولویت های آن
ترکیبی از روش های مختلف جمع آوری داده ها می تواند مقدار داده های مورد نیاز سازمان آمار را از طریق آمارگیری ها و همینطور بار پاسخ دهی و هزینه های آمارگیری ها كاهش دهد.
آمال سازمان آمار این است که قبل از ارسال پرسشنامه های جدید برای عملیات میدانی، آزمایش های لازم را روی آن انجام دهد. این آزمون ها شامل ارزیابی کارشناسانه و مصاحبه با پاسخ دهندگان بالقوه است. آزمایش اولیه آمارگیری های جدید بیشتر از مواردی که قبلاً انجام شده است، مورد توجه قرار می گیرد. هدف این است که طرح های آمارگیری را متناسب با منابع اطلاعاتی پاسخ دهندگان و اولویت های آنان تهیه نمایند.
ابزارهای بهبود جمع آوری داده ها
ابزارهای جمع آوری داده ها برای کیفیت پاسخ ها بسیار حیاتی است. پرسشنامه ها و سایر ابزار جمع آوری داده ها در سازمان آمار باید به طور مستمر بهبود یابد.
انتخاب نمونه ها
سازمان آمار باید اندازه نمونه ها را در یك سطح پایین و قابل توجیه تعیین كند. نمونه ها باید با چرخش، بار پاسخ گویی را در دوره های اجرا برای اکثر پاسخ دهندگان كم نماید. سازمان آمار ابتدا اثرات کیفیت چرخش مشارکت شرکت های متوسط را در نمونه ها بررسی نماید. اگرچه این ابتکار تأثیری در بار پاسخگویی کل نخواهد داشت، اما در دوره های خاص از بار تک تک پاسخ دهندگان می کاهد.
تمرکز بر مزایای آمار
سازمان آمار باید فعالیت های خود را با تمرکز بر مزایای آمار و نقش مهم پاسخ دهندگان در جمع آوری داده ها به طور دایم تقویت کند.
بازخورد پاسخ دهندگان در اولویت قرار گیرد و به طور مستمر امکان گزارش گیری از طریق سیستم های پاسخگویان ارتقا یابد.
ایجاد خدمات پشتیبانی حرفه ای
آمارگیری های خود- اجرا مانند پرسشنامه های تحت وب و جمع آوری خودکار داده ها از سامانه های پاسخ دهندگان، تشكیل دهنده نظام اطلاعاتی کاربران پاسخگو به سازمان آمار می باشد. سازمان آمار باید خدمات حمایتی با دسترسی آسان را ارائه نماید كه مطابق انتظارات پاسخ دهندگان است. تمام سوالات باید ثبت شود و چگونگی حل مشکلات به منظور افزایش توان کارشناسی و استفاده مجدد از تجربیات، مستند شود.
افزایش نرخ های پاسخ دهی و کاهش خطاهای آمارگیری
اگرچه نرخ پاسخ دهی کلی در حال حاضر رضایت بخش است، نگه داشتن آنها در سطح بالا یک چالش است. تا آنجا که ممکن است، فناوری مورد استفاده برای جمع آوری داده ها باید متناسب با دسترسی پاسخ دهندگان و تامین کنندگان داده به فناوری و دانش آنان باشد. سازمان آمار باید به طور فعال از فناوری استفاده نماید تا بتواند برای جمع آوری داده ها از منابع اطلاعاتی جایگزین مانند سامانه های خدمات الکترونیکی و سایر اطلاعات موجود استفاده نماید.
سازمان آمار در درجه اول سعی می کند با تدوین و بكار گیری راهبردهای بهتر، بی پاسخی را کاهش دهد. درخواست های سازمان آمار باید به صورت الكترونیكی برای پاسخ دهندگان و تأمین کنندگان داده ارسال شود. در آمارگیری ها باید از مشوق های مرتبط و موثر استفاده شود. سیستم های پایش بهبود یافته و آموزش در زمینه رصد، ترغیب و پیگیری باید در اولویت قرار گیرند. مصاحبه باید کارآمدتر و حرفه ای تر شود و در جمع آوری اطلاعات وظایف و نقش های جدیدی به مصاحبه کنندگان داده شود.
ارقام پاسخ باید به طور مستمر در یک سطح معقول و منطقی به منظور متعادل سازی منابع مورد استفاده و مطابق با كیفیت مورد نیاز در لایه های مختلف پایش شود.
جمع آوری داده ها از منابع اینترنتی
سازمان آمار باید توسعه تکنیک های جمع آوری خودکار داده ها از طریق اینترنت را نظارت نماید. در حال حاضر جمع آوری خودکار داده ها یک چالش است زیرا توصیف اطلاعات اینترنت فقط به مکان و نحوه ارائه آن گره خورده است. با این حال، اینترنت در جهت ذخیره و ردیابی اطلاعات همراه با توصیف مطالب نیز در حال تحول است. چنین تحولی امکانات جدیدی را برای جمع آوری داده های آماری توسط سازمان آمار فراهم خواهد کرد.
مدیریت بهبود کیفیت
برای بهبود کارایی و کیفیت جمع آوری داده ها، سازمان آمار به مدیریت بهتر اطلاعات نیازمند است. این اطلاعات باید از سیستم هایی که برای تكمیل و ارسال داده ها، استفاده می شود تولید شود. سیستم ها باید برای مدیریت فعالیت های مصاحبه و فرآیندهای جمع آوری داده استفاده شود. سیستم مدیریت علاوه بر کنترل منابع مورد استفاده در هنگام جمع آوری داده ها، باید کیفیت پاسخ را مستند کرده و فرآیند اطلاعات مربوطه را كه به پاسخ دهندگان برمی گردد ارایه نمایند. پاسخ دهندگان داخلی و خارجی باید بتوانند فرایند جمع آوری داده ها را پایش كنند.
برای اینکه بتوان کیفیت و تأثیرات کنترل و بازنگری در داده های جمع آوری شده را مستند نمود، شاخص های مختلف کیفیت داده های جمع آوری شده باید تدارك شود. شاخص های کیفیت مانند موارد ذکر شده در زیر به طور منظم معرفی و جمع آوری شوند:
• كیفیت ثبت
• کیفیت پرسشنامه
• خطاهای پوشش،
• نمونه نامطمئن،
• بی پاسخی،
• خطاهای اندازه گیری و خطاهای پردازش
راهبرد مدیریت
فعالیت جمع آوری اطلاعات باید به گونه ای مدیریت شود تا اهداف استراتژیک را پشتیبانی کند. اقداماتی که به منظور بهبود جمع آوری داده ها انجام می شود باید به گونه ای مستند شود که ارزیابی های بعدی ناشی از تأثیر تصمیمات و ابتکارات را تسهیل نمایند.
توسعه تخصص
توسعه صلاحیت و دانش افراد درگیر در جمع آوری داده ها جزء راهبردهای کلان منابع انسانی سازمان آمار قلمداد می شود. تلاش های چند جانبه برای توسعه و انجام جمع آوری داده های کارآمد با کیفیت بالا مورد نیاز است. علاوه بر صلاحیت عمومی آماری که پایه و اساس همه محصولات آماری است، سازمان آمار باید اطمینان حاصل کند که افراد آموزش دیده در زمینه روش شناسی آمارگیری ها را در اختیار دارد.
دامنه و کیفیت مجموعه مستندات جمع آوری داده ها باید بهبود یابد و استفاده از این مجموعه مدارك به عنوان بهترین منبع عمل، برای همه افراد آسان باشد. برای دستیابی به این مهم، باید تخصص مدیریت پروژه نیز تقویت شود.
دانش و توانایی ارائه مشاوره حرفه ای برای طراحی آمارگیری ها باید در اولویت قرار گیرند. این مربوط به پرسشنامه های تحت وب به ویژه انواع دیگر ارتباطات الکترونیکی است. مهارت افراد باید در عملیات روزمره تقویت و تثبیت شود. علاوه بر این، افراد باید دانش خود را در مورد راهبرد های انگیزه و استخدام برای استفاده در جمع آوری داده ها بهبود دهند.
خدمات پشتیبانی باید از نظر فنی و حرفه ای تقویت شود و این خدمت باید با برنامه ریزی و اجرای آمارگیری ها آمیخته شود. سازمان آمار باید با همکاری فعال نهادهای بین المللی و با ایجاد یک جو مناسب داخلی، در زمینه روش ها و فن آوری جدید جمع آوری داده ها تخصص لازم را کسب کند.
فرایندهای انجام کار
تمام راه حل ها باید در جهت پشتیبانی از سیستم جمع آوری داده ها باشد. راه حل ها باید فعالیت های مختلف را به یکدیگر پیوند دهد و توزیع و استفاده مجدد از اطلاعات را آسان تر کند. علاوه بر این، راه حل ها باید فراست لازم را در مورد وضعیت و پیشرفت ایجاد کند و اطلاعات مدیریتی لازم را به نحوی تامین کند تا پروژه های جمع آوری داده به روشی کارآمد پیگیری شود. نمونه گیری و مدیریت داده ها باید در جمع آوری داده ها بیشتر درآمیخته شود.
سازمان آمار باید تمام پرسش های مرتبط با جمع آوری داده ها با کیفیت داده های جمع آوری شده را مطابق با شیوه و استانداردهای توصیه شده تدوین نماید. درك این پرسش ها باید برای افراد خارج از سازمان آمار كه درگیر در جمع آوری داده ها هستند نیز آسان باشد تا بدانند در کجا و چگونه چنین سوالی را طرح کنند.
هدف سازمان آمار، جمع آوری داده ها با دقت بالا، پردازش و اطلاع رسانی آن است، به طوری كه اشاعه انها باید مطابق تقویم توافق شده و در زمان مناسب و با کیفیت مناسب و استفاده صحیح از منابع انجام شود.
کاربران راضی
ثقل اصلی راهبرد های مدیریتی، تمرکز برای ارایه خدمات و محصولات خوب است. انتظارات و رضایت کاربران سازمان آمار از خدمات و محصولات باید در نظرسنجی های منظم سنجش و مستند شود و به سهولت در اختیار قرار گیرد.
منابع: این مطالب با اقتباس از منابع موجود در سایت سازمان ملل، سازمان های آماری کشورهایی چون نروژ، انگلستان و کانادا تدوین شده است.